Zielgruppe: Berufserfahrene in den Funktionsbereichen Sekretariat, Assistenz und Sachbearbeitung

Voraussetzungen: Berufserfahrung, auf deren Grundlage ein Projektarbeitsthema im Rahmen des Lehrgangs anwendungsbezogen bearbeitet werden kann

Zielsetzung: Arbeit und Prozesse im Büro verändern sich. Das wirkt sich wesentlich auf den Aufgabenbereich von Beschäftigten in den Funktionsbereichen Sekretariat, Assistenz und Sachbearbeitung aus. Chefinnen und Chefs erwarten eine kompetente, effektive und vorausschauende Entlastung. Im modernen Büro geht es darum, Arbeitsabläufe flexibel, gut organisiert, zeiteffizient und systematisch zu gestalten. IT-Systeme unterstützen das Informations- und Wissensmanagement. Für Beschäftigte in Sekretariat, Assistenz und Sachbearbeitung hat eine neue Ära begonnen, die des Office-Managements. Die Office-Managerin und der Office-Manager steuern Abläufe mit hoher Verantwortung und professionellen Dienstleistungen und bewegen sich dabei an der Schnittstelle zwischen Kunden, Mitarbeitenden und der Führungskraft. Mit dem IHK-Weiterbildungskonzept erlernen Sie topaktuelle und zukunftsorientierte Kompetenzen für die Office-Praxis. Wissen und Instrumente zur eigenverantwortlichen Entlastung des Managements bis hin zur Projektassistenz sind der Schwerpunkt. Die Teilnehmer/-innen lernen, Führungsprozesse zu unterstützen, professionell Stress und Konflikte zu bewältigen, das Unternehmen zu repräsentieren sowie Dienstleistungen des Office zu bündeln. Zugleich wird die eigene Persönlichkeit im Rahmen von Unternehmens- und Führungsgrundsätzen weiterentwickelt.

Inhalt:
- Einführung, Grundlagen
- modernes Office-Management in einer digitalisierten Arbeitswelt
- effektive Entlastung von Vorgesetzten
- professionelle Projektassistenz
- Selbst-, Ziel- und Zeitmanagement
- Präsentation und Repräsentation
- Kommunizieren und Konflikte nutzen
Gastreferat: Digitalisierung und Office-Management/Digitale Sichtbarkeit von Unternehmen (Digital Index)

Voraussetzungen für das IHK-Zertifikat: regelmäßige Anwesenheit, Projektarbeit, Präsentation.
Zusätzliche Voraussetzungen:
- erfolgreiche Wissenstests
- lehrgangsbegleitende Erstellung eines Office-Handbuchs

Ausführliche Beschreibung der Module:

1. Einführung, Grundlagen
- Grundlagen des Office-Managements - Anforderungen im modernen Büro
- Das Profil der Office-Managerin/des Office-Managers: Management- und Projektassistenz, Selbstmanagement, souveräne Kommunikation
- Anforderungen im Lehrgang, Projektarbeit, Office-Handbuch

Modernes Office-Management in einer digitalisierten Arbeitswelt
- Auswirkungen der Digitalisierung auf Unternehmen und Arbeitswelt
- Auswirkungen auf die Aufgaben im Office-Management
- digitale Sichtbarkeit von Unternehmen

2. Effektive Entlastung von Vorgesetzten
- fachliche und persönliche Voraussetzungen
- wesentliche Aufgaben
- Aufbereitung und Weitergabe von Informationen
- Dokumentenmanagement; Wissensmanagement
- Kostenmanagement/Kostenbewusstsein
- routinierte und schnelle Aufgabenerledigung
- konsequenter Einsatz von Checklisten
- Organisationsprinzipien; Büromanagement
- Corporate Identity
- Korrespondenz für verschiedene Anlässe, Wirkung von Form und Stil

3. Professionelle Projektassistenz
- Grundlagen des Projektmanagements
- mögliche Rollen des Sekretariats im Projektmanagement
- Office-Management als wertvolle Unterstützung im Projektmanagement
- Methoden und Instrumente für die Mitarbeit im Projektteam
- Aufarbeitung von Informationen in Projekten
- moderne Dokumentationstechniken
- Teamarbeit als Erfolgsfaktor

4. Selbst-, Ziel- und Zeitmanagement
- Kriterien eines erfolgreichen Arbeitsstils
- Methoden und Instrumente
- Arbeitsmotivation
- Aktivitäten-Planung
- Arbeitsorganisation
- Prinzipien für Delegation und Kontrolle
- Werkzeuge für systematisches Arbeiten
- Umgang mit Zielen, Zieldefinitionen und Sicherstellen der Zielerreichung
- Zuständigkeiten und Übernahme von Verantwortung

5. Präsentation und Repräsentation
- erfolgreiche persönliche Präsentation
- wirkungsvolle Darstellung des Unternehmens
- Eigenwahrnehmung und Fremdwahrnehmung
- Business-Outfit und persönlicher Geschmack
- aussagekräftige Präsentationen erstellen
- professionelle Vor- und Nachbereitung von Präsentationen
- Erfolgsregeln für die Inszenierung und Durchführung von Präsentationen

6. Kommunizieren und Konflikte nutzen
- Grundlagen der Kommunikation
- Kommunikationsinstrumente und -ebenen
- Kommunikationsmodelle und -prozesse
- mit Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden sachbezogen kommunizieren
- Rhetorik
- Moderation
- konstruktiver Umgang mit Konflikten
- sensible Interventionen bei Konflikten
- Konfliktvermeidungsstrategien
- Mimik, Gestik, Sprechweise
- aktives Zuhören und Feedbackregeln

Gastreferat: Digitalisierung und Office-Management / Digitale Sichtbarkeit von Unternehmen (Digital Index): Andy Abel, Leiter digitale Entwicklung bei der RPR Unternehmensgruppe und
Experte Digitalmarketing bei Vadira, der Digitalunit der RPR Unternehmensgruppe (https://www.vadira.de/)

7. Präsentation der Projektarbeit

Hinweis: Im Entgelt ist ein Lehrbuch enthalten, das am ersten Kurstag ausgehändigt wird.

Hinweis: Lehrgangsbegleitend arbeiten wir mit der Lernplattform www.vhs.cloud und stellen Ihnen darüber u.a. ergänzende Informationen bereit.