Professionelles Office-Management (IHK)

Der Kurs ist nicht online buchbar

Keine Online-Anmeldung möglich. Kontakt: beruf@vhs-mainz.de oder Telefon 06131 2625-115

Kursnr.
XC32250
Beginn
Fr., 21.08.2020,
16:30 - 19:00 Uhr
Dauer
20 Termine
Entgelt
1100,00 € inkl. Lehrbuch
inkl. einmalige Anzahlung 100,- € (Ratenzahlung)
Zielgruppe: Berufserfahrene in den Funktionsbereichen Sekretariat, Assistenz und Sachbearbeitung
Voraussetzung: Berufserfahrung, auf deren Grundlage ein Projektarbeitsthema im Rahmen des Lehrgangs anwendungsbezogen bearbeitet werden kann.

Zielsetzung: Arbeit und Prozesse im Büro verändern sich. Das wirkt sich wesentlich auf den Aufgabenbereich von Beschäftigten in den Funktionsbereichen Sekretariat, Assistenz und Sachbearbeitung aus. Chefinnen und Chefs erwarten eine kompetente, effektive und vorausschauende Entlastung. Im modernen Büro geht es darum, Arbeitsabläufe flexibel, gut organisiert, zeiteffizient und systematisch zu gestalten. IT-Systeme unterstützen das Informations- und Wissensmanagement. Für Beschäftigte in Sekretariat, Assistenz und Sachbearbeitung hat eine neue Ära begonnen, die des Office-Managements. Die Office-Managerin und der Office-Manager steuern Abläufe mit hoher Verantwortung und professionellen Dienstleistungen und bewegen sich dabei an der Schnittstelle zwischen Kunden, Mitarbeitenden und der Führungskraft. Mit dem IHK-Weiterbildungskonzept erlernen Sie topaktuelle und zukunftsorientierte Kompetenzen für die Office-Praxis. Wissen und Instrumente zur eigenverantwortlichen Entlastung des Managements bis hin zur Projektassistenz sind der Schwerpunkt. Die Teilnehmer/-innen lernen, Führungsprozesse zu unterstützen, professionell Stress und Konflikte zu bewältigen, das Unternehmen zu repräsentieren sowie Dienstleistungen des Office zu bündeln. Zugleich wird die eigene Persönlichkeit im Rahmen von Unternehmens- und Führungsgrundsätzen weiterentwickelt.

Inhalt:
1. Einführung, Grundlagen
2. effektive Entlastung von Vorgesetzten
3. professionelle Projektassistenz
4. Selbst-, Ziel- und Zeitmanagement
5. Präsentation und Repräsentation
6. Kommunizieren und Konflikte nutzen
7. Präsentation der Projektarbeit
Gastreferat: Digitalisierung und Office-Management / Digitale Sichtbarkeit von Unternehmen (Digital Index): Andy Abel, Leiter digitale Entwicklung bei der RPR Unternehmensgruppe und
Experte Digitalmarketing bei Vadira, der Digitalunit der RPR Unternehmensgruppe (https://www.vadira.de/)

Voraussetzungen für das IHK-Zertifikat:
- regelmäßige Teilnahme
- erfolgreiche Wissenstests
- lehrgangsbegleitende Erstellung eines Office-Handbuchs
- lehrgangbegleitende Erstellung einer Projektarbeit mit Abschlusspräsentation

Ausführliche Beschreibung der Module:

1. Einführung, Grundlagen
- Grundlagen des Office-Managements - Anforderungen im modernen Büro
- Das Profil der Office-Managerin/des Office-Managers: Management- und Projektassistenz, Selbstmanagement, souveräne Kommunikation
- Anforderungen im Lehrgang, Projektarbeit, Office-Handbuch

2. Effektive Entlastung von Vorgesetzten
- fachliche und persönliche Voraussetzungen
- wesentliche Aufgaben
- Aufbereitung und Weitergabe von Informationen
- Dokumentenmanagement; Wissensmanagement
- Kostenmanagement/Kostenbewusstsein
- routinierte und schnelle Aufgabenerledigung
- konsequenter Einsatz von Checklisten
- Organisationsprinzipien; Büromanagement
- Corporate Identity
- Korrespondenz für verschiedene Anlässe, Wirkung von Form und Stil

3. Professionelle Projektassistenz
- Grundlagen des Projektmanagements
- mögliche Rollen des Sekretariats im Projektmanagement
- Office-Management als wertvolle Unterstützung im Projektmanagement
- Methoden und Instrumente für die Mitarbeit im Projektteam
- Aufarbeitung von Informationen in Projekten
- moderne Dokumentationstechniken
- Teamarbeit als Erfolgsfaktor

4. Selbst-, Ziel- und Zeitmanagement
- Kriterien eines erfolgreichen Arbeitsstils
- Methoden und Instrumente
- Arbeitsmotivation
- Aktivitäten-Planung
- Arbeitsorganisation
- Prinzipien für Delegation und Kontrolle
- Werkzeuge für systematisches Arbeiten
- Umgang mit Zielen, Zieldefinitionen und Sicherstellen der Zielerreichung
- Zuständigkeiten und Übernahme von Verantwortung

5. Präsentation und Repräsentation
- erfolgreiche persönliche Präsentation
- wirkungsvolle Darstellung des Unternehmens
- Eigenwahrnehmung und Fremdwahrnehmung
- Business-Outfit und persönlicher Geschmack
- aussagekräftige Präsentationen erstellen
- professionelle Vor- und Nachbereitung von Präsentationen
- Erfolgsregeln für die Inszenierung und Durchführung von Präsentationen

6. Kommunizieren und Konflikte nutzen
- Grundlagen der Kommunikation
- Kommunikationsinstrumente und -ebenen
- Kommunikationsmodelle und -prozesse
- mit Vorgesetzen, Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden sachbezogen kommunizieren
- Rhetorik
- Moderation
- konstruktiver Umgang mit Konflikten
- sensible Interventionen bei Konflikten
- Konfliktvermeidungsstrategien
- Mimik, Gestik, Sprechweise
- aktives Zuhören und Feedbackregeln

7. Präsentation der Projektarbeit

Entgelt: Ratenzahlung oder Kostenübernahme durch Arbeitgeber/-in, ggf. Fördermöglichkeiten.
Hinweis: Eine AZAV-Zertifizierung wird angestrebt, in dem Fall ist eine Finanzierung über einen Bildungsgutschein der Arbeitsagentur oder des Jobcenters möglich. Wir beraten Sie gern!

Hinweis: Im Entgelt ist ein Lehrbuch enthalten, das am ersten Kurstag ausgehändigt wird.
Hinweis: Lehrgangsbegleitend arbeiten wir mit der Lernplattform www.vhs.cloud und stellen Ihnen darüber u.a. ergänzende Informationen bereit.

Kursort

vhs-Haus; Innenstadt
Karmeliterplatz 1
55116 Mainz

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Kursort

A 3.03; vhs-Haus
Karmeliterplatz 1
55116 Mainz

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Kursort

B 2.05; vhs-Haus
Karmeliterplatz 1
55116 Mainz

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Kursort

C 1.02; vhs-Haus
Karmeliterplatz 1
55116 Mainz

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Kursort

C 2.02; vhs-Haus; KSI
Karmeliterplatz 1
55116 Mainz

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Kursort

C 2.03; vhs-Haus; KSI
Karmeliterplatz 1
55116 Mainz

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Kurstermine

Anzahl: 22
Datum

21.08.2020

Uhrzeit

16:30 - 19:00 Uhr

Ort

Karmeliterplatz 1, Innenstadt; vhs-Haus; C; 2.02

Datum

22.08.2020

Uhrzeit

08:00 - 12:15 Uhr

Ort

Karmeliterplatz 1, Innenstadt; vhs-Haus; C; 2.02

Datum

24.08.2020

Uhrzeit

09:00 - 16:15 Uhr

Ort

Karmeliterplatz 1, Innenstadt; vhs-Haus; B; 2.05

Datum

25.08.2020

Uhrzeit

09:00 - 16:15 Uhr

Ort

Karmeliterplatz 1, Innenstadt; vhs-Haus; C; 1.02

Datum

26.08.2020

Uhrzeit

09:00 - 16:15 Uhr

Ort

Karmeliterplatz 1, Innenstadt; vhs-Haus; B; 2.05

Datum

27.08.2020

Uhrzeit

09:00 - 16:15 Uhr

Ort

Karmeliterplatz 1, Innenstadt; vhs-Haus; B; 2.05

Datum

28.08.2020

Uhrzeit

09:00 - 15:15 Uhr

Ort

Karmeliterplatz 1, Innenstadt; vhs-Haus; B; 2.05

Datum

29.08.2020

Uhrzeit

08:00 - 13:00 Uhr

Ort

Karmeliterplatz 1, Innenstadt; vhs-Haus; C; 2.02

Datum

05.09.2020

Uhrzeit

08:00 - 13:00 Uhr

Ort

Karmeliterplatz 1, Innenstadt; vhs-Haus; C; 2.02

Datum

12.09.2020

Uhrzeit

08:00 - 13:00 Uhr

Ort

Karmeliterplatz 1, Innenstadt; vhs-Haus; C; 2.02

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