Kursdetails

Professionelles Office-Management (IHK) Management- und Projektassistenz

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Keine Online-Anmeldung möglich. Kontakt: beruf@vhs-mainz.de oder Telefon 06131 2625-115

ab 21. August 2020 2 x 16:30 Uhr, 8 x 08:00 Uhr, 9 x 09:00 Uhr, 1 x 08:30 Uhr, 1 x 13:45 Uhr

Kursnummer XC32250
Dozenten Margit Allgeier
N. N.
Annette Diel
Traudel Schönborn
Andy Abel
erster Termin Freitag, 21.08.2020 16:30–19:00 Uhr
letzter Termin Samstag, 19.12.2020 09:00–13:00 Uhr
Beginn: 21.8.2020, Freitag, 16.30-19.00 Uhr
Unterricht samstags, 8.00-13.00 Uhr oder 9.00-16.15 Uhr, zzgl. 24.-28.8.2020, Mo-Fr, 9.00-16.15 Uhr
Anzahl Termine 20
Plätze max. 12
Entgelt 1.100,00 EUR inkl. Lehrbuch inkl. einmalige Anzahlung 100,- € (Ratenzahlung)
Ort

Innenstadt; vhs-Haus; C; 2.02
Karmeliterplatz 1
55116 Mainz
Raum C 2.02

Kursort

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Zielgruppe: Berufserfahrene in den Funktionsbereichen Sekretariat, Assistenz und Sachbearbeitung
Voraussetzung: Berufserfahrung, auf deren Grundlage ein Projektarbeitsthema im Rahmen des Lehrgangs anwendungsbezogen bearbeitet werden kann.

Zielsetzung: Arbeit und Prozesse im Büro verändern sich. Das wirkt sich wesentlich auf den Aufgabenbereich von Beschäftigten in den Funktionsbereichen Sekretariat, Assistenz und Sachbearbeitung aus. Chefinnen und Chefs erwarten eine kompetente, effektive und vorausschauende Entlastung. Im modernen Büro geht es darum, Arbeitsabläufe flexibel, gut organisiert, zeiteffizient und systematisch zu gestalten. IT-Systeme unterstützen das Informations- und Wissensmanagement. Für Beschäftigte in Sekretariat, Assistenz und Sachbearbeitung hat eine neue Ära begonnen, die des Office-Managements. Die Office-Managerin und der Office-Manager steuern Abläufe mit hoher Verantwortung und professionellen Dienstleistungen und bewegen sich dabei an der Schnittstelle zwischen Kunden, Mitarbeitenden und der Führungskraft. Mit dem IHK-Weiterbildungskonzept erlernen Sie topaktuelle und zukunftsorientierte Kompetenzen für die Office-Praxis. Wissen und Instrumente zur eigenverantwortlichen Entlastung des Managements bis hin zur Projektassistenz sind der Schwerpunkt. Die Teilnehmer/-innen lernen, Führungsprozesse zu unterstützen, professionell Stress und Konflikte zu bewältigen, das Unternehmen zu repräsentieren sowie Dienstleistungen des Office zu bündeln. Zugleich wird die eigene Persönlichkeit im Rahmen von Unternehmens- und Führungsgrundsätzen weiterentwickelt.

Inhalt:
1. Einführung, Grundlagen
2. effektive Entlastung von Vorgesetzten
3. professionelle Projektassistenz
4. Selbst-, Ziel- und Zeitmanagement
5. Präsentation und Repräsentation
6. Kommunizieren und Konflikte nutzen
7. Präsentation der Projektarbeit
Gastreferat: Digitalisierung und Office-Management / Digitale Sichtbarkeit von Unternehmen (Digital Index)

Voraussetzungen für das IHK-Zertifikat:
- regelmäßige Teilnahme
- erfolgreiche Wissenstests
- lehrgangsbegleitende Erstellung eines Office-Handbuchs
- lehrgangbegleitende Erstellung einer Projektarbeit mit Abschlusspräsentation

Ausführliche Beschreibung der Module:

1. Einführung, Grundlagen
- Grundlagen des Office-Managements - Anforderungen im modernen Büro
- Das Profil der Office-Managerin/des Office-Managers: Management- und Projektassistenz, Selbstmanagement, souveräne Kommunikation
- Anforderungen im Lehrgang, Projektarbeit, Office-Handbuch

2. Effektive Entlastung von Vorgesetzten
- fachliche und persönliche Voraussetzungen
- wesentliche Aufgaben
- Aufbereitung und Weitergabe von Informationen
- Dokumentenmanagement; Wissensmanagement
- Kostenmanagement/Kostenbewusstsein
- routinierte und schnelle Aufgabenerledigung
- konsequenter Einsatz von Checklisten
- Organisationsprinzipien; Büromanagement
- Corporate Identity
- Korrespondenz für verschiedene Anlässe, Wirkung von Form und Stil

3. Professionelle Projektassistenz
- Grundlagen des Projektmanagements
- mögliche Rollen des Sekretariats im Projektmanagement
- Office-Management als wertvolle Unterstützung im Projektmanagement
- Methoden und Instrumente für die Mitarbeit im Projektteam
- Aufarbeitung von Informationen in Projekten
- moderne Dokumentationstechniken
- Teamarbeit als Erfolgsfaktor

4. Selbst-, Ziel- und Zeitmanagement
- Kriterien eines erfolgreichen Arbeitsstils
- Methoden und Instrumente
- Arbeitsmotivation
- Aktivitäten-Planung
- Arbeitsorganisation
- Prinzipien für Delegation und Kontrolle
- Werkzeuge für systematisches Arbeiten
- Umgang mit Zielen, Zieldefinitionen und Sicherstellen der Zielerreichung
- Zuständigkeiten und Übernahme von Verantwortung

5. Präsentation und Repräsentation
- erfolgreiche persönliche Präsentation
- wirkungsvolle Darstellung des Unternehmens
- Eigenwahrnehmung und Fremdwahrnehmung
- Business-Outfit und persönlicher Geschmack
- aussagekräftige Präsentationen erstellen
- professionelle Vor- und Nachbereitung von Präsentationen
- Erfolgsregeln für die Inszenierung und Durchführung von Präsentationen

6. Kommunizieren und Konflikte nutzen
- Grundlagen der Kommunikation
- Kommunikationsinstrumente und -ebenen
- Kommunikationsmodelle und -prozesse
- mit Vorgesetzen, Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden sachbezogen kommunizieren
- Rhetorik
- Moderation
- konstruktiver Umgang mit Konflikten
- sensible Interventionen bei Konflikten
- Konfliktvermeidungsstrategien
- Mimik, Gestik, Sprechweise
- aktives Zuhören und Feedbackregeln

7. Präsentation der Projektarbeit

Entgelt: Ratenzahlung oder Kostenübernahme durch Arbeitgeber/-in, ggf. Fördermöglichkeiten.
Hinweis: Eine AZAV-Zertifizierung wird angestrebt, in dem Fall ist eine Finanzierung über einen Bildungsgutschein der Arbeitsagentur oder des Jobcenters möglich. Wir beraten Sie gern!

Hinweis: Im Entgelt ist ein Lehrbuch enthalten, das am ersten Kurstag ausgehändigt wird.

Kurstermine

Es stehen noch 21 Termine an. Alle anstehenden Termine einblenden.
# Datum Uhrzeit
1. Fr., 21.08.2020 16:30–19:00 Uhr
2. Sa., 22.08.2020 08:00–12:15 Uhr
3. Mo., 24.08.2020 09:00–16:15 Uhr
4. Di., 25.08.2020 09:00–16:15 Uhr
5. Mi., 26.08.2020 09:00–16:15 Uhr
6. Do., 27.08.2020 09:00–16:15 Uhr
7. Fr., 28.08.2020 09:00–15:15 Uhr
8. Sa., 29.08.2020 08:00–13:00 Uhr
9. Sa., 05.09.2020 08:00–13:00 Uhr
10. Sa., 12.09.2020 08:00–13:00 Uhr
11. Sa., 19.09.2020 09:00–16:15 Uhr
12. Sa., 26.09.2020 08:30–13:00 Uhr
13. Sa., 26.09.2020 13:45–16:15 Uhr
14. Sa., 10.10.2020 08:00–13:00 Uhr
15. Sa., 31.10.2020 08:00–12:15 Uhr
16. Sa., 07.11.2020 09:00–16:15 Uhr
17. Sa., 14.11.2020 09:00–16:15 Uhr
18. Sa., 21.11.2020 08:00–13:00 Uhr
19. Sa., 28.11.2020 08:00–13:00 Uhr
20. Fr., 11.12.2020 16:30–19:45 Uhr
21. Sa., 19.12.2020 09:00–13:00 Uhr